Dữ liệu là tài sản của doanh nghiệp. Câu trả lời là nên đầu tư ngay từ đầu.
Hợp tác xã miến dong Hưng Hiền, Lào Cai đã bắt đầu quá trình số hóa không chỉ cho riêng sản phẩm của mình mà cho cả nhiều sản phẩm của người dân trong bản.
Câu chuyện từ một buổi gặp gỡ nhà đầu tư
“Doanh thu của anh chị năm vừa rồi là bao nhiêu?”
“Tỷ trọng doanh thu của từng sản phẩm thế nào?”
“Anh chị có thể cho chúng tôi xem cách doanh nghiệp ghi chép và quản lý dữ liệu không?”
Những câu hỏi cơ bản này là điều bất kỳ nhà đầu tư, ngân hàng hay đối tác nào cũng đặt ra khi đánh giá tiềm năng của một doanh nghiệp. Hầu hết các phản hồi là những cái lắc đầu không biết. Một số ít khác thì bắt đầu lục lại giấy tờ, phần mềm kế toán mà không chắc dữ liệu có cập nhật không hoặc gọi kế toán vì bản thân họ không nắm rõ các con số.
Nếu những câu hỏi về doanh thu đã khiến họ lúng túng, thì những chất vấn về tệp khách hàng càng làm khó họ. Phần lớn các chủ doanh nghiệp đều không nắm được mình có bao nhiêu khách hàng, mà nếu biết là bao nhiêu thì cũng không thống kê, lưu trữ, theo dõi cụ thể, thường xuyên. Có người phẩy tay: “Khách quen thôi mà!”. Họ tin rằng, chỉ cần trí nhớ của mình là đủ ,“Dữ liệu lưu trong máy tính cá nhân nhưng chủ yếu tôi nhớ ai hay mua”.
Đa phần những người chủ doanh nghiệp nghĩ rằng, quan tâm, thu thập và quản lý dữ liệu kinh doanh là việc chỉ cần thiết khi “có kinh phí”. Điều này đẩy họ vào vòng luẩn quẩn con gà - quả trứng bởi chính việc thiếu dữ liệu lại cản trở họ tăng trưởng và thu hút vốn đầu tư.
Nếu không có dữ liệu minh bạch về doanh thu, khách hàng, dòng tiền, họ không thể tiếp cận vốn từ ngân hàng, quỹ đầu tư, hoặc tham gia các chương trình hỗ trợ doanh nghiệp. Khi không có vốn, họ lại càng trì hoãn việc đầu tư vào dữ liệu và chuyển đổi số. Đây chính là vòng lặp khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ mãi giậm chân tại chỗ, không thể phát triển bền vững.
Dữ liệu và chuyển đổi số: Doanh nghiệp cần thay đổi tư duy
Chuyển đổi số không phải là một bước nhảy vọt ngay lập tức mà là một quá trình trải qua ba giai đoạn chính:
1. Số hóa (Digitization) – Chuyển đổi dữ liệu từ dạng giấy tờ sang dữ liệu số, tạo cơ sở hạ tầng dữ liệu đầu tiên.
2. Đổi mới mô hình kinh doanh số (Digital Business Model Innovation) – Tận dụng dữ liệu để tối ưu hóa từng bước quy trình vận hành, chăm sóc khách hàng, kinh doanh và gia tăng giá trị cho khách hàng.
3. Chuyển đổi số toàn diện (Digital Transformation) – Xây dựng mô hình kinh doanh dựa trên dữ liệu, ứng dụng AI, Big Data để tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững, công nghệ số trở thành trụ cột của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp bỏ qua bước đầu tiên – số hóa dữ liệu, họ sẽ không thể bước sang giai đoạn tiếp theo. Nói cách khác, nếu ngay từ đầu doanh nghiệp không thu thập, tổ chức và quản lý dữ liệu, thì chuyển đổi số chỉ là lý thuyết. Trên thực tế, các công ty thành công trong chuyển đổi số đều bắt đầu từ việc quản lý dữ liệu hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu.
Các tập đoàn lớn đã xây dựng hệ thống dữ liệu tập trung từ rất sớm, giúp họ dễ dàng triển khai các công nghệ như AI, Machine Learning để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Nhưng kể cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể bắt đầu từ những bước đơn giản như (1) Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng (CRM) thay vì ghi chép thủ công. (2) Xây dựng hệ thống báo cáo doanh thu tự động thay vì dựa vào kế toán tổng hợp thủ công. (3) Lưu trữ dữ liệu trên nền tảng số (Google Drive, ERP) để đảm bảo tính an toàn và đồng bộ.
Nếu không coi dữ liệu là tài sản chiến lược thì sao?
Khi không có dữ liệu chính xác về doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, xu hướng khách hàng, doanh nghiệp sẽ không chỉ khó tiếp cận vốn vì không có báo cáo tài chính minh bạch, không chứng minh được hiệu quả kinh doanh mà kể cả trong những quyết định kinh doanh thường ngày cũng dễ mắc sai lầm, đầu tư sai hướng, không thể tối ưu chi phí hoạt động và dễ bị đối thủ - đặc biệt là những nơi biết cách tận dụng dữ liệu để cải thiện dịch vụ và quảng bá, đánh bại.
Ví dụ, một Hợp tác xã (HTX) nông nghiệp kết hợp du lịch sinh thái có thể tin rằng sản phẩm bán chạy nhất của họ là trái cây tươi hái tại vườn, vì thoạt nhìn, hầu như khách hàng nào đến tham quan cũng mua về. Tuy nhiên, nếu không có dữ liệu cụ thể về doanh thu của từng sản phẩm, họ có thể không nhận ra rằng sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận cao nhất thực chất lại là các sản phẩm chế biến sẵn như mứt, nước ép hoặc mật ong, vì khách du lịch thường mua với số lượng lớn để làm quà tặng. Nếu HTX tiếp tục chỉ tập trung vào bán trái cây tươi mà không kiểm tra dữ liệu, họ có thể bỏ lỡ cơ hội mở rộng sản phẩm có biên lợi nhuận cao hơn, hoặc đầu tư không hợp lý dẫn đến lượng trái cây dư thừa, bị hư hỏng gây lãng phí.
Tương tự, HTX có thể nghĩ rằng khách hàng quay lại chủ yếu vì trải nghiệm tham quan vườn và thưởng thức trái cây tại chỗ. Nhưng nếu họ không có dữ liệu về lịch sử đặt tour, mức chi tiêu trung bình, phản hồi khách hàng hoặc thói quen chi tiêu, họ sẽ không biết yếu tố thực sự khiến khách quay lại là gì – có thể không gian nghỉ dưỡng, sự hiếu khách của hướng dẫn viên, hoặc combo dịch vụ bao gồm cả trải nghiệm hái trái cây, ăn trưa và tham gia workshop làm mứt. Nếu HTX chỉ tập trung vào trải nghiệm hái trái cây mà bỏ qua các yếu tố khác, họ có thể không tận dụng tối đa nguồn doanh thu từ các dịch vụ bổ trợ hoặc không biết cách điều chỉnh mô hình kinh doanh theo nhu cầu thực tế của khách hàng.
Trên thực tế, nhiều HTX du lịch nông nghiệp không thu thập dữ liệu về khách hàng, không có hệ thống đặt tour hay quản lý thông tin khách hàng bài bản, khiến họ không thể cá nhân hóa trải nghiệm hoặc triển khai các chiến dịch marketing hiệu quả. Điều này dẫn đến việc mất dần khách hàng trung thành, khó mở rộng thị trường và bỏ lỡ nhiều cơ hội hợp tác với các đơn vị lữ hành, doanh nghiệp du lịch lớn.
Đây là minh chứng rõ ràng cho thấy dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn, mà còn quyết định đến khả năng tối ưu mô hình kinh doanh và phát triển bền vững. Dữ liệu nên được coi chỉ là một công cụ hỗ trợ, mà nên là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp bước vào chuyển đổi số. Thay vì chờ “khi nào có tiền mới đầu tư”, doanh nghiệp cần tư duy tận dụng dữ liệu ngay từ đầu để hỗ trợ hoạt động kinh doanh và tạo ra lợi thế cạnh tranh.
Kỳ sau: Nghịch lý trong sử dụng dữ liệu của doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam
Bài đăng KH&PT số 1334 (số 10/2025)
