Từ tư duy đến hành động xuất khẩu xanh - Bài 4: Bắt đầu từ dữ liệu: công cụ đơn giản để mở cánh cửa ESG & VSS

Trong thực tế triển khai GEVA, chúng tôi thấy điểm nghẽn lớn nhất không nằm ở “chọn chuẩn nào”, mà ở năng lực dữ liệu nền tảng: vị trí thửa đất, nhật ký canh tác, vật tư đầu vào, tách dòng–truy xuất sau thu hoạch, kết quả kiểm nghiệm (MRL/vi sinh), và các bằng chứng quản trị. Nếu thiếu những thứ “rất cơ bản” này, bất kỳ tiêu chuẩn VSS hay yêu cầu kỹ thuật nào (EU/EUDR, MRL) cũng trở nên nặng nề, tốn kém.
Thực tế, EUDR yêu cầu truy xuất tới thửa đất với tọa độ địa lý: “The Regulation requires that Operators collect and provide… geographic coordinates of the plots of land…” (trích ngắn). Đây là lời nhắc rất rõ: trước khi nghĩ đến chứng nhận, hãy thiết kế hệ thống dữ liệu nhỏ gọn – chắc chắn.
Cùng lúc, rào cản kỹ thuật MRL của EU vẫn hiện hữu: “A general default MRL of 0.01 mg/kg applies where a pesticide is not specifically mentioned.” (trích ngắn). Nghĩa là nếu chưa quản được nhật ký và liều lượng, bạn luôn có nguy cơ thất bại.
Dữ liệu “phải có” và “nên có” để vào chuỗi
Trước khi sắm phần mềm đắt tiền, doanh nghiệp/HTX chỉ cần thống nhất bộ dữ liệu tối thiểu 6 nhóm và lưu ở định dạng dễ dùng (Sheet/Excel, ảnh–video có thời gian/vị trí):
- Vị trí & thời gian sản xuất: điểm hoặc đa giác thửa đất (tọa độ), vụ mùa/niên vụ, ngày thu hoạch. EUDR yêu cầu tới thửa đất, và có thể yêu cầu đa giác với lô >4ha. (Green Forum)
- Nhật ký canh tác & vật tư: ngày–địa điểm–liều lượng phân/thuốc; hóa đơn đầu vào
- Sau thu hoạch & vận chuyển: vệ sinh, phơi/sấy, đóng gói, vận chuyển (mốc thời gian).
- Tách dòng & mã lô: dán nhãn/mã lô riêng; kho tạm trữ riêng; sổ giao nhận.
- Kiểm nghiệm: MRL/vi sinh/kim loại nặng với vài lô đại diện; tiêu chí thị trường mục tiêu. (Food Safety)
- Bằng chứng xã hội–quản trị: PPE an toàn lao động, hợp đồng, họp nhóm, đào tạo.
Nguyên tắc: làm nhỏ mà đúng (micro-lot 5–10% sản lượng) để “chụp” dữ liệu thật, rút kinh nghiệm nhanh, rồi mới mở rộng.
Chọn công cụ: bắt đầu đơn giản (Sheets/Excel) trước khi nâng cấp
Điểm khởi đầu tốt nhất là Google Sheets hoặc Microsoft Excel vì quen thuộc, rẻ (thậm chí miễn phí), và đủ cho 6 nhóm dữ liệu tối thiểu:
- Cộng tác thời gian thực: Google nêu rõ “Up to 100 people… work on a Google Docs, Sheets, or Slides file at the same time.” (trích ngắn) — phù hợp cho nhóm sản xuất/thu mua/QA cùng cập nhật một sổ chung.
- Excel đồng tác giả: “You and your colleagues can open and work on the same Excel workbook. This is called co-authoring.” (trích ngắn). Tải tệp lên OneDrive/SharePoint là có thể cùng sửa “gần như thời gian thực”.
So sánh chi phí & chuẩn bị nhân lực (tối giản):
- Google Sheets: chi phí phần mềm ≈0 (tài khoản miễn phí) đến thấp (Workspace); yêu cầu kết nối mạng; đào tạo 2–3 giờ về chia sẻ, quyền truy cập, lọc–hàm cơ bản; 1 người “đầu mối dữ liệu” (part-time) cho 30–50 hộ/ha.
- Excel + OneDrive/SharePoint: chi phí giấy phép Microsoft 365 theo người dùng; phù hợp nơi cần offline mạnh và đồng bộ lại sau; đào tạo 3–4 giờ (lưu trữ đám mây, đồng tác giả, phiên bản).
- Quy mô tăng: khi số lô và đối tác >~100, cân nhắc nền tảng truy xuất/chứng từ chuyên dụng (mục 3).
Quy tắc vàng: công cụ càng đơn giản thì đào tạo càng ngắn, tỷ lệ chấp nhận càng cao. Hãy ưu tiên quy trình–kỷ luật nhập liệu hơn là “tính năng hoành tráng”.
Công cụ từ Việt Nam: khi nào nên dùng?
Khi dữ liệu đã “chạy” ổn trên Sheets/Excel 1–2 vụ, hãy cân nhắc công cụ Việt Nam để tem truy xuất, nhật ký điện tử, kết nối Cơ quan:
- iTrace247 (VIETRADE) – nền tảng truy xuất nguồn gốc ứng dụng blockchain, hỗ trợ tem, đa ngôn ngữ: “The Vietnam Trade Promotion Agency has launched a blockchain-based origin tracing system, iTrace247…” (trích ngắn). Thực tế đã thí điểm với vải Thanh Hà, rau quả miền Bắc. Phù hợp khi cần tem/mã QR cho xuất khẩu và kể “câu chuyện lô hàng”. (VnEconomy)
- Cổng truy xuất nguồn gốc quốc gia – mục tiêu “kết nối, chia sẻ dữ liệu truy xuất giữa các ngành/địa phương”. Trang giới thiệu nêu: “Hệ thống truy xuất, tra cứu thông tin nguồn gốc sản phẩm Nông nghiệp” (trích ngắn). Theo Chính phủ, cổng quốc gia được xúc tiến vận hành để khắc phục tình trạng manh mún. (truyxuatnguongoc.gov.vn)
- VNPT Check, iCheck/CheckVN, Agri360… – tem QR, nhật ký điện tử, quản lý lô, hỗ trợ đa ngôn ngữ: “CheckVN… record the diary of agricultural production… together with activating traceability stamps…” (trích ngắn); “iCheck Trace is a national standard traceability system.” (trích ngắn); “Nhật ký điện tử giúp minh bạch và chứng minh hoạt động…” (trích ngắn). Thích hợp khi cần tem–nhật ký–truy xuất tích hợp cho HTX/nhóm hộ. (Google Play)
Chi phí & đào tạo điển hình (tham khảo thực tế dự án):
- Tem truy xuất & tem chống giả: thường tính theo tem/mã; rẻ nếu in số lượng lớn; cần 1–2 giờ tập huấn cho người dán tem/quản lý kho.
- Nhật ký điện tử (app di động): cần điện thoại thông minh, 3–4 giờ “cầm tay chỉ việc” cho nông hộ (chụp hóa đơn, ảnh hiện trường, vị trí).
- Quản trị hệ thống: 1 điều phối dữ liệu bán thời gian (HTX/doanh nghiệp) để kiểm tra tính đầy đủ, đồng bộ.
Khi nhắm thị trường EU, các nền tảng có trường tọa độ và tách dòng sẽ hữu dụng vì phù hợp EUDR (tọa độ thửa đất, đa giác >4ha, giữ hồ sơ 5 năm). (Green Forum)
Zalo, Facebook, YouTube: dùng đúng bối cảnh
Tại Việt Nam, mạng xã hội phủ rất rộng: “Vietnam was home to 76.2 million social media user identities in January 2025…” (trích ngắn). Riêng Zalo đạt khoảng 77–78 triệu MAU theo các báo cáo doanh nghiệp năm 2024–2025. (DataReportal – Global Digital Insights)
Dùng từng kênh vào đúng việc:
- Zalo: nhóm Zalo của tổ–đội sản xuất để nhắc lịch, gửi ảnh có geotag, video ngắn hiện trường, và thông báo thu gom; Zalo OA/Mini App có thể làm “cửa sổ” tra cứu nhanh. (Bối cảnh: tác nghiệp hàng ngày, phản hồi nhanh). (VietNamNet News)
- Facebook (nhóm kín/diễn đàn): học hỏi lẫn nhau, tổng hợp FAQ/kinh nghiệm, tìm đối tác phụ trợ (thu gom–logistics), nhưng không dùng làm hồ sơ chính thức (dễ trôi, khó chuẩn hóa). (DataReportal – Global Digital Insights)
- YouTube: thư viện video SOP 3–5 phút (PPE, pha thuốc sinh học, lấy mẫu kiểm nghiệm, đóng gói); thuận lợi cho đào tạo nhắc lại theo mùa vụ. (Bối cảnh: đào tạo “không đồng bộ”, học đi học lại). (DataReportal – Global Digital Insights)
Lưu ý tuân thủ quy định nền tảng & pháp luật; đây là kênh hỗ trợ vận hành/đào tạo, không thay hồ sơ dữ liệu chính.
Chuẩn bị nhân lực & tập huấn cho cả chuỗi (mẫu khung 30–60 ngày)
Mục tiêu: có 1 micro-lot đạt mức “tiền chứng nhận” (pre-audit) để thử nghiệm thị trường.
Nhân sự tối thiểu
- 01 Điều phối dữ liệu (HTX/DN, bán thời gian): quản lý Sheet/Excel, đối chiếu ảnh/định vị, đôn đốc nhật ký; 0.3–0.5 FTE cho 30–50 hộ.
- 01 Kỹ thuật hiện trường: kèm nông hộ ghi chép, đo độ ẩm, kiểm tra PPE; 0.5 FTE cho 30 hộ.
- Nhóm nông hộ nòng cốt: 10–20 hộ đầu tiên, cam kết thử micro-lot.
Kế hoạch 4 bước
- Tuần 1–2: tạo Sheet/Excel mẫu (6 nhóm dữ liệu), hướng dẫn Zalo “gửi ảnh + địa điểm”; kiểm thử 1–2 hộ.
- Tuần 3–4: mở rộng 10–20 hộ; rà soát thiếu dữ liệu; chọn ứng dụng của Việt Nam (nếu cần tem/nhật ký điện tử) và in tem thử.
- Tuần 5–6: đo 1–2 chỉ tiêu kỹ thuật ưu tiên (MRL/vi sinh) cho lô pilot; sửa SOP ngay theo kết
- Tuần 7–8: đóng gói hồ sơ “tiền chứng nhận” (nhật ký, tọa độ, tách dòng, kiểm nghiệm), trình bày với người mua để thử báo giá phân tầng.
Chi phí ước tính (tham khảo/định hướng, chưa gồm kiểm nghiệm):
- Phương án rẻ nhất (chỉ dùng Sheets/Excel + Zalo): ~0–2 triệu VND/tháng (data di động + in ấn).
- Phương án tem/nhật ký điện tử: phí tem/mã + gói dịch vụ (tùy nhà cung cấp, quy mô); tính theo tem và số người dùng; đào tạo 1 buổi 3–4 giờ cho nông hộ.
- Kiểm nghiệm: phụ thuộc chỉ tiêu và phòng lab; nên làm mẫu đại diện cho lô pilot trước khi mở rộng.
Kết nối ESG–VSS qua “nấc thang dữ liệu”
Dữ liệu vận hành tốt biến các yêu cầu của EUDR (tọa độ thửa đất, thời gian sản xuất, lưu trữ hồ sơ 5 năm) và rào cản MRL thành chỉ tiêu quản lý thường nhật, thay vì “đến mùa mới chạy”. Từ đây, bạn có thể lựa chọn VSS phù hợp (ví dụ, chứng chỉ chú trọng đất–nước–lao động), vì hồ sơ, ảnh, tọa độ, mã lô, kiểm nghiệm đã sẵn. ESG là kiến trúc; VSS là “nút OK” xác nhận kiến trúc đang chạy trơn tru.
© Bản quyền thuộc về KisStartup. Mọi hình thức sao chép, trích dẫn hoặc sử dụng lại cần ghi rõ nguồn KisStartup
Tài liệu tham khảo
European Commission. (n.d.). EU legislation on MRLs. Food Safety.
https://food.ec.europa.eu/plants/pesticides/maximum-residue-levels/eu-le... (Food Safety)
European Commission. (n.d.). Traceability and geolocation of commodities subject to EUDR. Green Forum.
https://green-forum.ec.europa.eu/nature-and-biodiversity/deforestation-r... (Green Forum)
DataReportal. (2025). Digital 2025: Vietnam.
https://datareportal.com/reports/digital-2025-vietnam (DataReportal – Global Digital Insights)
Google Support. (n.d.). Share & collaborate on a spreadsheet.
https://support.google.com/a/users/answer/13309904 (Google Help)
Microsoft Support. (n.d.). Collaborate on Excel workbooks at the same time with co-authoring.
https://support.microsoft.com/en-us/office/collaborate-on-excel-workbook... (Microsoft Support)
Vũ, K. (2023, March 24). Blockchain-based origin tracing system launched. VnEconomy (English).
https://en.vneconomy.vn/blockchain-based-origin-tracing-system-launched.htm (VnEconomy)
VNG Corporation. (2025). Annual report 2024 (Zalo section).
https://bctn2024.vng.com.vn/about/zalo (bctn2024.vng.com.vn)
Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (DSMQ). (2024, March 22). National portal on product traceability to make debut in Q2. Báo Chính phủ (English).
https://en.baochinhphu.vn/national-portal-on-product-traceability-to-mak... (en.baochinhphu.vn)
Truy xuất nguồn gốc nông nghiệp (n.d.). Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc.
https://truyxuatnguongoc.gov.vn/ (truyxuatnguongoc.gov.vn)
CheckVN. (2024, May 2). CheckVN – Agricultural Diary (App page). Google Play.
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.checkvnmanage (Google Play)
iCheck. (2025, April 21). iCheck Trace – Truy xuất nguồn (App page). Google Play.
https://play.google.com/store/apps/details?id=vn.icheck.trace (Google Play)
Agri360. (2018). Agri360 – Nhật ký nông nghiệp (App page). App Store.
https://apps.apple.com/vn/app/agri360-nh%E1%BA%ADt-k%C3%BD-n%C3%B4ng-ngh... (Apple)




