Chắc hẳn bạn từng nghe những câu nói hoặc câu chuyện hài hước về cuộc họp kiểu như: “Chúng ta cần một cuộc họp nữa để quyết định về cuộc họp sắp tới”. Làm thế nào để có những cuộc họp hữu ích, hiệu quả và tiết kiệm thời gian? Nếu phần 1 giúp bạn rèn những thói quen tốt thì ở phần 2 giúp bạn giải quyết vấn đề họp hành hiệu quả. Những câu hỏi về họp hành thực sự sẽ giúp bạn thay đổi cách vận hành doanh nghiệp ngay từ giai đoạn đầu. Bên cạnh đó, trong phần 2 bạn cũng học được cách kiểm soát những tác nhân gây gián đoạn suy nghĩ của bạn như email, kiểm soát tiến độ công việc. Nhiều công việc ở đây bạn có thể thực hành ngay hôm nay. Tạ Hương Thảo – Điều phối các chương trình nâng cao năng lực tại KisStartup.
7. HỎI NHỮNG CÂU HỎI NÀY TRƯỚC BUỔI HỌP TIẾP THEO
- Bạn có tham dự khổng?
- Liệu có thể tham dự trực tuyến được không?
- Chúng ta có cần cuộc họp này không?
- Cuộc họp có khung nội dung chưa?
- Chúng ta có thể giới hạn thời gian diễn ra cuộc họp không?
- Có thể kiểm tra các vấn đề liên quan tới kỹ thuật trước buổi họp?
8. GỘP NHỮNG CÔNG VIỆC TƯƠNG TỰ NHAU
Thay vì kiểm tra email mọi lúc và mọi lúc, hãy xử lý hàng loạt email cùng nhau trong một khung giờ nhất định
Chọn 3 khung giờ mỗi ngày (một lần vào buổi sáng, một lần vào giữa chiều, và một lần vào buổi tối), để xử lý tất cả các email cùng một lúc, mỗi lần kéo dài 15 – 30 phút..
Chiến lược này không chỉ với các thông báo email của bạn mà cũng có thể được sử dụng ở công việc khác, như cuộc gọi điện thoại, phương tiện truyền thông xã hội, v.v.
9. XỬ LÝ EMAIL HIỆU QUẢ
Xử lý email theo quy trình:
1. Xác định thời gian kiểm tra e-mail của bạn; ví dụ. 2-3 lần mỗi ngày, mỗi lần 30 phút. Tránh kiểm tra e-mail đầu giờ làm việc, vì rất có thể bạn sẽ nhanh chóng mất tập trung.
2. Mở email khách hàng chỉ khi bạn kiểm tra email.
3. Tắt các thông báo tự động trong ứng dụng email của bạn.
4. Tạo thư trả lời tự động nói rằng bạn chỉ kiểm tra email ba lần mỗi ngày vào khung giờ nhất định.
10. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC ĐÚNG CÁCH
Phân công công việc cho người khác không chỉ giúp nâng cao khối lượng công việc mà còn cho chúng ta có thêm thời gian để tập trung vào những công việc quan trọng nhằm hạn chế phát sinh lỗi/ sự cố tại nơi làm việc.
Đầu tiên bạn cần có quy trình làm việc chi tiết để bất kỳ ai khi được giao việc cũng có thể hoàn thành tốt công việc.
Sau đó, kiểm tra nội dung quy trình bằng cách đầu tiên tự làm theo hướng dẫn và sau đó thông qua người bạn giao phó công việc đó.
Hãy nhớ đặt deadline rõ ràng cho công việc được giao.
Bước cuối cùng là thường xuyên theo dõi công việc bạn giao (qua điện thoại hoặc email) để mọi việc diễn ra suôn sẻ.
11. NGHỈ GIẢI LAO
Nghỉ giải lao đóng vai trò quan trọng đối với năng suất lao động. Cố gắng nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng, giúp bạn làm việc tốt hơn sau khi nghỉ ngơi. Bạn có thể làm cho mình một cốc trà, ăn nhẹ, hít thở không khí trong lành hoặc làm một bài tập thể dục ngắn.
12. GIẢI QUYẾT VIỆC BẠN MUỐN TRÌ HOÃN ĐÚNG CÁCH
Bạn cần thay đổi thói quen này và giải quyết công việc bạn muốn trì hoãn đúng cách.
Đầu tiên, chuẩn bị tâm lý cho những việc như thế ví dụ với việc gọi điện cho khách hàng nóng tính, đầu tiên bạn cần hình dung cuộc đối thoại trong đầu trước. Bước tiếp theo, tưởng tượng cảm giác sau khi giải quyết được tình huống này. Phần lớn bạn sẽ thấy nhẹ nhõm.
Chúng ta thường hay phóng đại nỗi sợ hãi trong đầu trước những công việc như vậy (như gọi một cuộc điện thoại). Hãy giải quyết nó trước khi chúng ta có thể phóng đại nỗi sợ hãi về nó lên.
13. TẠO CHECKLIST
Có 2 loại checklist và bạn cần xác định bạn dùng loại nào trước khi lập checklist.
ĐỌC – LÀM (Read – Do)
Loại checklist này giống như một thực đơn. Đầu tiên bạn đọc từng mục trong danh sách sau đó làm theo từng nội dung/ công việc được nêu.
LÀM – XÁC NHẬN
Loại checklist LÀM – XÁC NHẬN hơi khác một chút so với loại ĐỌC – LÀM. Bạn làm những công việc bạn đã định ra dựa trên trí nhớ/ kinh nghiệm và sau đó đôi khi bạn xem lại checklist để đảm bảo bạn đang làm mọi thứ bạn cần.
Bạn nên nhớ tạo ra checklist chưa đủ. Bạn cần thường xuyên cập nhật checklist theo sự thay đổi quả quy trình hoặc yêu cầu. Bạn có thể đánh dấu hoạt động này ngay trên lịch của bạn để nhắc nhở bạn hoặc bạn có thể sử dụng ứng dụng nhi Siri để Siri nhắc nhở bạn về việc cập nhật thường xuyên checklist.
Nguồn ảnh: Wall Street Journal
KisStartup nhận ra rằng, việc đọc cả một cuốn sách dài với những founder của startup là điều không khả thi. Vì vậy, cần có một cách tóm tắt hiệu quả hơn chỉ là giới thiệu sách, một tóm tắt đủ cẩn thận với độ dài vừa phải, với những thông điệp quan trọng. Được mentor Phan Đình Tuấn Anh của SME Mentoring 1:1 giới thiệu, chúng tôi đã tìm được địa chỉ có những cuốn sách được tóm tắt và giới thiệu một cách cẩn thận tại Paul Minors. Sau khi được Paul cho phép, chúng tôi lựa chọn cuốn sách phù hợp nhất với khởi nghiệp, đội nhóm của KisStartup tìm đọc các cuốn sách nguyên gốc để đảm bảo chắc chắn một lần nữa cuốn sách phù hợp với các khởi nghiệp và chuyển nghĩa sang tiếng Việt. Trong suốt 2018, chúng tôi sẽ lần lượt giới thiệu với bạn những cuốn sách này và chia nhỏ theo từng phần để phù hợp thời lượng đọc của bạn tối đa 5 phút mỗi lần.
Các cuốn sách được đồng nghiệp của tôi tại KisStartup – Tạ Hương Thảo – Điều phối các chương trình nâng cao năng lực và Mai Phạm – Điều phối truyền thông và phát triển mạng lưới tại KisStartup chuyển nghĩa. Tôi hy vọng bạn cũng như tôi tìm được giá trị từ cuốn sách này. Đúng như tác giả của cuốn sách Ben Horowitz nói: “Cái khó không phải là đặt ra những mục tiêu lớn, thách thức và táo bạo. Cái khó chính là việc bạn phải sa thải nhân viên khi bạn không thực hiện được những mục tiêu lớn ấy“. Làm thế nào để cùng nhau xây dựng tầm nhìn, trở thành một CEO theo đúng nghĩa và duy trì được sự kiên định trên con đường sáng tạo giá trị, hãy cùng đọc, khám phá và thực hành“.
Nguyễn Đặng Tuấn Minh. Quản lý & Đồng sáng lập KisStartup
HUẤN LUYỆN VIÊN KHỞI NGHIỆP - COACH, KIẾN THỨC CHO STARTUP, Sách khởi nghiệp, Tư duy khởi nghiệpTags5 phút mỗi ngày: Sách khởi nghiệp, kisstartup, phân công công việc đúng cách, work smarter not harder, xử lý công việc và họp hành hiệu quả, xử lý email hiệu quả
