Chuyển đổi số doanh nghiệp nhỏ

Nguyễn Đặng Tuấn Minh

Việc khai thác dữ liệu trong SMEs không phải là một cuộc đua sở hữu thật nhiều thông tin mà là một quá trình có chiến lược, trong đó mỗi loại dữ liệu phải có giá trị thực tiễn và đóng góp vào đổi mới mô hình kinh doanh.

Quản trị và vận hành doanh nghiệp dựa trên dữ liệu trở thành xu thế tất yếu. Ảnh: Shutterstock

Thay vì tập trung vào việc thu thập một lượng dữ liệu khổng lồ ngay từ đầu, SMEs có thể từng bước xây dựng hệ thống dữ liệu có ý nghĩa, bắt đầu từ những dữ liệu nhỏ (Small Data) dễ thu thập và có thể mang lại những hiểu biết chiến lược nhanh chóng. Khi đã có nền tảng, doanh nghiệp có thể mở rộng khai thác dữ liệu lớn (Big Data) để tối ưu vận hành và mở rộng quy mô.

Điều quan trọng là quá trình số hóa dữ liệu phải được thực hiện từng bước và có mục tiêu rõ ràng, đảm bảo rằng dữ liệu thu thập được thực sự đóng góp vào cải tiến mô hình kinh doanh thay vì chỉ đơn thuần là một tập hợp thông tin chưa được khai thác hiệu quả.

Bước 1: Số hóa dữ liệu để tìm ra những giá trị mới mẻ

Số hóa dữ liệu khách hàng là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu, sở thích và phản hồi thực tế. Ban đầu, SMEs có thể chỉ cần thu thập phản hồi khách hàng qua biểu mẫu online, chatbot, khảo sát nhanh hoặc thậm chí quan sát trực tiếp. Những dữ liệu này có thể giúp doanh nghiệp phát hiện ra những giá trị cốt lõi của sản phẩm mà khách hàng thực sự quan tâm.

Ví dụ: Một cửa hàng thời trang online sau khi thu thập phản hồi khách hàng qua chatbot đã phát hiện rằng đa số khách hàng thích những sản phẩm có chính sách đổi trả dễ dàng hơn là giá rẻ. Dựa vào đó, thay vì tập trung vào việc giảm giá để cạnh tranh, cửa hàng này đã cải thiện chính sách đổi trả và tăng doanh thu chỉ trong 3tháng.

Tương tự, dữ liệu về nhân sự có thể giúp doanh nghiệp nhận diện điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình tuyển dụng và quản lý nhân viên.

Ví dụ: Một công ty startup công nghệ nhận thấy rằng những nhân viên gắn bó lâu dài thường có xuất phát điểm từ vị trí thực tập. Dựa vào dữ liệu này, họ sẽ có thể mở rộng chương trình thực tập và giảm tỷ lệ nghỉ việc trong một năm.

Không chỉ dừng lại ở khách hàng và nhân sự, các dữ liệu về hiệu suất vận hành cũng có thể tạo ra những phát hiện bất ngờ.

Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất sau khi phân tích dữ liệu vận hành nhận ra rằng 80% lỗi sản xuất xảy ra vào ca làm việc buổi chiều. Sau khi điều chỉnh lại lịch làm việc, cho công nhân nghỉ trưa dài hơn và tối ưu hóa dây chuyền, tỷ lệ lỗi sản phẩm giảm xuống thấp hơn trước.
Bước 2: Tận dụng AI để phát hiện xu hướng nhanh hơn và Thử nghiệm nhanh hơn
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc số hóa dữ liệu là khả năng ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích và phát hiện xu hướng nhanh hơn. AI có thể tự động xử lý dữ liệu phản hồi từ khách hàng, phân tích xu hướng mua hàng, dự đoán hành vi người dùng và đề xuất những cải tiến sản phẩm phù hợp.

Ví dụ: Một doanh nghiệp thực phẩm khi áp dụng AI để phân tích dữ liệu đánh giá sản phẩm trên mạng xã hội đã phát hiện rằng khách hàng rất quan tâm đến bao bì thân thiện với môi trường. Nhờ đó, họ đã nhanh chóng thử nghiệm và tung ra một dòng sản phẩm đóng gói sinh học, giúp doanh thu tăng vòng sáu tháng.

Bên cạnh đó, AI còn giúp doanh nghiệp thử nghiệm nhanh hơn. Trước đây, một sản phẩm mới cần 6-12 tháng để thử nghiệm thị trường, nhưng với dữ liệu AI phân tích phản hồi khách hàng, doanh nghiệp có thể rút ngắn chu kỳ thử nghiệm xuống chỉ còn 2-3 tháng.

Ví dụ: Một công ty mỹ phẩm sau khi sử dụng AI phân tích xu hướng tiêu dùng đã thử nghiệm một loại kem dưỡng da theo phản hồi của khách hàng trên mạng xã hội. Kết quả là sản phẩm này được đặt hàng trước ngay cả khi chưa chính thức ra mắt, giúp công ty giảm chi phí marketing và tăng tỷ lệ thành công của sản phẩm mới lên cao hơn.

Bước 3: Dữ liệu giúp cải thiện mô hình kinh doanh - Ứng dụng theo 9 cấu phần của Mô hình kinh doanh Canvas

Mô hình kinh doanh Canvas của Alexander Osterwalder chia doanh nghiệp thành 9 cấu phần chính, và dữ liệu có thể tác động đến từng phần để cải thiện mô hình kinh doanh.

1. Phân khúc khách hàng (Customer Segments)
Dữ liệu về hành vi mua hàng giúp doanh nghiệp xác định chính xác đối tượng khách hàng tiềm năng và điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ phù hợp. Ví dụ: Netflix sử dụng dữ liệu xem phim để chia khách hàng thành các nhóm nhỏ và gợi ý nội dung phù hợp, giúp họ giữ chân khách hàng tốt hơn.

2. Giá trị cung cấp (Value Proposition)

Dữ liệu phản hồi từ khách hàng giúp doanh nghiệp xác định điểm giá trị cốt lõi của sản phẩm. Ví dụ: Apple sử dụng dữ liệu từ phản hồi người dùng để phát triển iPhone với trọng tâm là thiết kế tối giản và hệ sinh thái kết nối chặt chẽ.

3. Các kênh phân phối (Channels)

Dữ liệu giúp doanh nghiệp biết kênh nào mang lại doanh thu cao nhất để tối ưu chiến lược bán hàng. Ví dụ: Nhiều doanh nghiệp thương mại điện tử nhận ra rằng Facebook Ads có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn Google Ads cho sản phẩm thời trang nên họ sẽ chọn quảng cáo trên Facebook Ads.

4. Quan hệ khách hàng (Customer Relationships)
Dữ liệu chatbot, email marketing giúp doanh nghiệp tăng mức độ tương tác với khách hàng. Ví dụ: Các sàn thương mại điện tử cá nhân hóa thông báo khuyến mãi dựa trên lịch sử mua hàng, giúp tăng tỷ lệ mở email lên cao hơn. .

5. Dòng doanh thu (Revenue Streams)
Phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp phát hiện các nguồn doanh thu tiềm năng mới. Ví dụ: YouTube phát hiện rằng người dùng sẵn sàng trả phí để loại bỏ quảng cáo, từ đó ra mắt dịch vụ Premium.

6. Hoạt động chính (Key Activities)
Dữ liệu vận hành giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí không cần thiết và tối ưu hiệu suất.

7. Nguồn lực chính (Key Resources)
Dữ liệu nhân sự giúp doanh nghiệp tuyển dụng hiệu quả hơn và phát triển đội ngũ bền vững.

8. Đối tác chính (Key Partnerships)
Dữ liệu giúp xác định đối tác chiến lược tiềm năng dựa trên xu hướng thị trường.

9. Cấu trúc chi phí (Cost Structure)

Dữ liệu giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí lãng phí, tối ưu chi tiêu.

SMEs không cần thu thập mọi dữ liệu ngay lập tức mà cần bắt đầu từ Small Data, số hóa từng bước và tận dụng AI để tìm ra những giá trị mới mẻ. Khi đã có nền tảng vững chắc, việc tích hợp Big Data sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Điều quan trọng là phải có một chiến lược dữ liệu rõ ràng, giúp doanh nghiệp từng bước chuyển đổi mô hình kinh doanh và tiến đến chuyển đổi số toàn diện.

Dữ liệu không chỉ là một nguồn tài nguyên mà còn là một công cụ quan trọng giúp SMEs đổi mới sáng tạo. Doanh nghiệp không cần có dữ liệu khổng lồ ngay từ đầu mà quan trọng hơn là biết cách khai thác dữ liệu đúng cách. Small Data giúp khám phá nhu cầu ẩn của khách hàng, trong khi Big Data giúp hiện thực hóa những giải pháp đó trên quy mô lớn. Sự kết hợp chiến lược giữa hai loại dữ liệu này sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững cho SMEs trong hành trình đổi mới sáng tạo và phát triển.
Tài liệu tham khảo:

[1] Cuốn sách Onward: How Starbucks Fought for Its Life without Losing Its Soul của Howard Schultz (cựu CEO Starbucks).
[2] Small Data: The Tiny Clues That Uncover Huge Trends (2016).Martin Lindstrom

Bài đăng KH&PT số 1337 (số 13/2025)

Nguyễn Đặng Tuấn Minh - Phạm Thị Mai

Hiện nay có rất nhiều giải pháp công nghệ do các doanh nghiệp Việt Nam phát triển, phù hợp với nhu cầu của SMEs trong nước, dễ sử dụng, có hỗ trợ tiếng Việt và thường bắt đầu với gói miễn phí.

Nguồn: Getty Images

Trong bối cảnh dữ liệu trở thành một yếu tố sống còn trong hoạt động quản trị và cạnh tranh, không ít doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) vẫn mang tâm lý e ngại, cho rằng "chuyển đổi số" hay "phân tích dữ liệu" là những khái niệm xa vời, chỉ phù hợp với các tập đoàn lớn. Tuy nhiên, chính sự linh hoạt và quy mô nhỏ lại giúp các SMEs có lợi thế khi bắt đầu hành trình dữ liệu từ sớm - nếu biết cách bắt đầu đúng và đơn giản.

 

Dữ liệu – nền tảng của quyết định kinh doanh thông minh

 

Một trong những thách thức phổ biến của SMEs là ra quyết định dựa trên cảm tính hoặc kinh nghiệm cá nhân. Khi thị trường biến động nhanh, hành vi khách hàng thay đổi liên tục, những điều này không còn đủ sức để dẫn dắt doanh nghiệp phát triển bền vững. Dữ liệu – từ những báo cáo doanh thu, phản hồi khách hàng, đến số liệu bán hàng từng ngày – nếu được tổ chức và phân tích bài bản, sẽ mang lại cái nhìn rõ ràng hơn, hỗ trợ ra quyết định chính xác và kịp thời.

Dữ liệu không cần phải phức tạp mới có giá trị. Một doanh nghiệp bán lẻ nhỏ chỉ cần theo dõi sản phẩm nào bán chạy nhất theo từng khung giờ, hay nhóm khách hàng nào thường quay lại mua hàng, cũng đã có thể tối ưu tồn kho và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Vấn đề nằm ở chỗ: làm sao để bắt đầu?

Bắt đầu xây dựng năng lực dữ liệu từ những bước nhỏ

Trái với suy nghĩ phổ biến, xây dựng năng lực dữ liệu không đồng nghĩa với việc đầu tư hàng trăm triệu đồng vào hệ thống công nghệ. Doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể bắt đầu bằng những bước đơn giản nhưng nền tảng.

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định được câu hỏi kinh doanh cụ thể mà dữ liệu có thể giúp trả lời. Thay vì nghĩ về “phân tích dữ liệu lớn”, hãy bắt đầu từ vấn đề gần gũi: Vì sao doanh thu tháng này giảm? Khách hàng nào mang lại lợi nhuận cao nhất? Chiến dịch marketing nào hiệu quả hơn? Một câu hỏi đúng sẽ dẫn đường cho việc thu thập và xử lý dữ liệu đúng.

Bước tiếp theo là thu thập và lưu trữ dữ liệu đang có sẵn. Với các SMEs, rất nhiều dữ liệu đã tồn tại nhưng chưa được tận dụng – từ bảng Excel doanh thu, hóa đơn điện tử, đến thông tin đơn hàng, email chăm sóc khách hàng. Chỉ cần tập hợp lại và tổ chức có hệ thống, dữ liệu thô đã có thể trở thành tài sản.

Tiếp đó, việc phân tích không nhất thiết phải dùng đến công cụ cao cấp. Ngay trong Excel, doanh nghiệp có thể dùng các biểu đồ đơn giản hoặc tính năng Pivot Table để nhận ra xu hướng bán hàng, tăng trưởng, hay thậm chí sai sót trong vận hành. Với nhu cầu trực quan hóa cao hơn, Google Data Studio (nay là Looker Studio) là công cụ miễn phí, dễ kết nối với Google Sheets, giúp xây dựng báo cáo động mà không cần lập trình.

Để bắt đầu, doanh nghiệp cần phân loại dữ liệu cơ bản thành ba nhóm chính để nhận diện đúng: Dữ liệu dạng chữ viết, Dữ liệu dạng hình ảnh, Dữ liệu dạng âm thanh/video. Những tài sản dữ liệu đi theo các nhóm dữ liệu này là tài sản doanh nghiệp có thể thu thập, xây dựng qua thời gian, quản lý và sử dụng. Quan trọng hơn cả là đưa dữ liệu vào quy trình ra quyết định hằng ngày.

Một doanh nghiệp nhỏ có thể thiết lập cuộc họp đầu tuần với báo cáo doanh thu và tồn kho cập nhật theo dữ liệu thực tế. Khi dữ liệu được sử dụng thường xuyên, văn hóa “suy nghĩ theo dữ liệu” sẽ từng bước hình thành trong đội ngũ. Những video, hình ảnh sản phẩm sẵn sàng để gửi cho khách hàng có thể giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Công cụ phù hợp cho SMEs: Ưu tiên đơn giản, dễ triển khai

Thị trường hiện nay có hàng trăm giải pháp dữ liệu, nhưng không phải cái nào cũng phù hợp với doanh nghiệp nhỏ. Yếu tố then chốt là sự đơn giản, chi phí thấp và dễ tiếp cận. Để thu thập dữ liệu, các biểu mẫu như Google Form hay Typeform có thể giúp doanh nghiệp lấy ý kiến khách hàng, khảo sát nội bộ một cách nhanh chóng. Với việc lưu trữ, Google Sheets hay Airtable cho phép tổ chức dữ liệu theo dạng bảng, có thể chia sẻ và cập nhật linh hoạt.

Về mặt phân tích, hầu hết SMEs đều đã quen với Excel – chỉ cần khai thác thêm vài tính năng nâng cao là đủ để phục vụ hầu hết nhu cầu ban đầu. Nếu muốn tạo các báo cáo trực quan hơn, Google Data Studio là lựa chọn miễn phí nhưng rất mạnh mẽ, có thể kéo dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tạo dashboard theo thời gian thực.

Trong khi đó, với bài toán chăm sóc khách hàng, các công cụ CRM miễn phí như Hubspot hay Zoho CRM cũng rất đáng thử. Chúng không chỉ giúp lưu trữ thông tin khách hàng mà còn hỗ trợ theo dõi hành trình mua hàng, tự động hóa email và phân loại khách hàng theo mức độ tiềm năng.

Những giải pháp Việt phù hợp cho doanh nghiệp Việt

Đáng mừng là hiện nay có rất nhiều giải pháp công nghệ do các doanh nghiệp Việt Nam phát triển, phù hợp với nhu cầu của SMEs trong nước, dễ sử dụng, có hỗ trợ tiếng Việt và thường bắt đầu với gói miễn phí.

Sổ Bán hàng là một ví dụ điển hình. Đây là ứng dụng miễn phí, hỗ trợ quản lý đơn hàng, thu chi, sản phẩm, và báo cáo doanh thu, phù hợp với cả bán hàng online lẫn offline. Giao diện đơn giản, dễ thao tác khiến ứng dụng này trở thành lựa chọn phổ biến cho các hộ kinh doanh và cửa hàng nhỏ.

Ở tầm cao hơn, Haravan cung cấp giải pháp bán hàng đa kênh toàn diện, cho phép doanh nghiệp quản lý từ website, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử, đến cửa hàng vật lý – tất cả trong một nền tảng. Doanh nghiệp có thể thiết kế website bán hàng chỉ trong 30–45 phút, đồng bộ sản phẩm và đơn hàng giữa các kênh như Shopee, Lazada, TikTok Shop, Zalo hay Facebook. Haravan đặc biệt phù hợp với những SMEs có đội ngũ tương đối thành thạo công nghệ, đang tìm cách mở rộng thị trường và tối ưu quản lý tập trung.

Ngoài ra, các phần mềm như Sapo, KiotViet, SlimCRM... cũng là những lựa chọn phổ biến trong giới SMEs. Những công cụ này hỗ trợ từ việc lập hóa đơn, thống kê hàng tồn, quản lý kho – đến phân tích doanh thu và quản lý công nợ. Nhiều phần mềm hoạt động tốt trên điện thoại di động, cho phép người chủ theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.

Điểm chung của các giải pháp trên là chính sách “freemium” – bắt đầu với phiên bản miễn phí, và nâng cấp trả phí khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng. Điều này rất phù hợp với SMEs vì họ có thể thử nghiệm và làm quen trước khi đầu tư lớn.

Từ công cụ đến chiến lược: hình thành thói quen sử dụng dữ liệu

Cuối cùng, điều quan trọng không nằm ở việc doanh nghiệp sử dụng công cụ nào, mà là liên tục đưa dữ liệu vào quy trình vận hành và ra quyết định hằng ngày. Mỗi tuần, ban lãnh đạo có thể họp dựa trên báo cáo doanh số, tình trạng đơn hàng, mức độ hài lòng của khách hàng. Mỗi chiến dịch marketing nên có đánh giá số liệu hiệu quả để rút kinh nghiệm.

Khi thói quen này được duy trì, doanh nghiệp sẽ hình thành một văn hóa dữ liệu – nơi quyết định không dựa vào trực giác, mà dựa vào bằng chứng cụ thể. Đó chính là bước khởi đầu vững chắc cho hành trình chuyển đổi số lâu dài và bền vững.

Đơn giản là bước khởi đầu của chiến lược

Điều quan trọng nhất trong hành trình dữ liệu của doanh nghiệp nhỏ không phải là tốc độ, mà là sự đều đặn và tư duy chiến lược. Thay vì kỳ vọng một bước sẽ “chuyển đổi số” toàn bộ, SMEs nên chọn một vấn đề cụ thể, giải quyết bằng dữ liệu, sau đó rút kinh nghiệm và mở rộng. Đó chính là cách bền vững và ít rủi ro nhất để xây dựng năng lực dữ liệu trong dài hạn.
Dữ liệu không còn là “đặc quyền” của các ông lớn. Ngày nay, với sự hỗ trợ của công cụ số và tư duy phù hợp, bất kỳ doanh nghiệp nào – dù nhỏ – cũng có thể biến dữ liệu thành lợi thế cạnh tranh. Và điều đó nên bắt đầu từ hôm nay. Với tư duy đúng và công cụ phù hợp – đặc biệt là những giải pháp công nghệ do người Việt phát triển – các doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể khai thác dữ liệu để ra quyết định chính xác hơn, tiết kiệm chi phí và phát triển bền vững hơn. Và nếu bắt đầu từ hôm nay, dữ liệu sẽ trở thành tài sản vô giá của doanh nghiệp trong tương lai gần.

Bài đăng KH&PT số 1339 (số 15/2025)