Đội ngũ cần phối hợp thế nào để dữ liệu được sử dụng mỗi tuần?
Một doanh nghiệp có thể đã có biểu mẫu, báo cáo hoặc dashboard nhưng vẫn gặp khó khi đưa dữ liệu vào quyết định. Thông tin cập nhật chưa đều, người nhập chưa hiểu mục đích và cuộc họp vẫn dành nhiều thời gian để giải thích con số thay vì thống nhất hành động.
Để cải thiện, doanh nghiệp cần kết nối việc ghi nhận dữ liệu với trách nhiệm sử dụng. Người nhập cần biết thông tin phục vụ công việc nào, người quản lý cần phản hồi về chất lượng và cả hai cần nhìn thấy hành động được thực hiện từ dữ liệu.
Thiết lập một nhịp làm việc vừa sức
Doanh nghiệp có thể chọn một báo cáo đang dùng và xây nhịp rà soát ngắn theo đặc điểm công việc. Nội dung tập trung vào thay đổi đáng chú ý, thông tin cần xác minh và việc cần xử lý.
Ví dụ, khi theo dõi đơn hàng, cuộc rà soát có thể xem những đơn sắp đến hạn, trường hợp chưa rõ trạng thái và vướng mắc cần phối hợp. Nếu thông tin thiếu, cần xác định người bổ sung và thời điểm hoàn tất, đồng thời tìm hiểu vì sao dữ liệu chưa được cập nhật.
Công cụ bỏ túi: Phân công quanh một báo cáo
| Vai trò | Trách nhiệm cần làm rõ |
|---|---|
| Người ghi nhận | Cập nhật đúng thời điểm và theo định nghĩa thống nhất |
| Người kiểm tra | Phát hiện thông tin thiếu, bất thường hoặc chưa nhất quán |
| Người sử dụng | Đặt câu hỏi và xác định việc cần xử lý |
| Người thực hiện | Nhận nhiệm vụ, cập nhật tiến độ và kết quả |
Một người có thể đảm nhiệm nhiều vai trò trong doanh nghiệp nhỏ. Điều cần thiết là từng trách nhiệm có người nhận và có cách phối hợp.
Cuối mỗi lần rà soát, nên ghi lại hành động, người phụ trách và thời điểm kiểm tra tiếp. Ở lần sau, xem lại kết quả trước khi chuyển sang vấn đề mới. Cách làm này giúp đội ngũ nhận thấy mối liên hệ giữa dữ liệu đã nhập và công việc được cải thiện.
Đây cũng là nội dung cần quan tâm trong Data Coaching: phát triển khả năng hiểu dữ liệu, đặt câu hỏi và phối hợp hành động theo vai trò.
Hai câu hỏi chiến lược để suy ngẫm
Đội ngũ có thể chỉ ra một quyết định gần đây đã thay đổi nhờ dữ liệu hay chưa?
Khi số liệu chưa phù hợp, doanh nghiệp đang tìm cách cải thiện quy trình ghi nhận hay chỉ yêu cầu nhân sự nhập lại?
Hãy chọn một báo cáo đang sử dụng, xác định bốn vai trò trên và thử tổ chức một nhịp rà soát phù hợp. Doanh nghiệp có thể trao đổi với KisStartup về nhu cầu phát triển năng lực sử dụng dữ liệu của đội ngũ.